HÁBITOS DE HIGIENE EMPRESARIAL (6/6)

Ya hemos llegado al último capitulo de este sencillo concepto de gestión que propongo. Como han podido observar en las cuatro columnas anteriores, no se trata de mandar cohetes a la luna, no hablamos de complejos sistemas de gestión que precisen grandes programas informáticos o equipos formados por doctores en Harvard: se trata de gestionar de forma coherente y eficiente nuestra empresa.

Es importante que el concepto de nuestro lo tengamos todos al interior de una organización: desde el dueño o gerente, hasta el peón de almacén o la secretaria. Entre todos configuramos una organización y un proyecto empresarial con objetivos comunes y acciones coordinadas. Centrados en el cliente, trabajando con eficiencia y con calidad, primando el conocimiento, la implicación y el compromiso, nuestra posición en el mercado mejorará. Hace varias fechas escribí un artículo en el blog de mi empresa en el que preguntaba de forma provocadora sobre lo positivo que se podía sacar de la crisis: trabajar el interior de la empresa (desde formación y capacitación hasta cambios en procesos, productos,…).

Si lo que queremos es encontrar excusas para dejar llevarnos por la vorágine del día a día, siempre las tendremos. Cuando hay trabajo, porque no damos abasto, cuando no hay pedidos, porque tenemos que, de forma frenética que buscarlos. ¿Nos paramos a reflexionar sobre la situación de la empresa¿ No creo que le interesen todos los pedidos bien por el precio, o por el esfuerzo que le requiere servirlo a tiempo o porque no es una gama que llene sus líneas de producción o incluso porque su circulante no le permite financiar la operación. Por ello, antes de lanzar a los comerciales a la calle en busca de pedidos, tenemos que saber cuales son los pedidos que nos interesan, cuales son los nichos que mas valor nos aportan, … Tenemos que reflexionar, informar, planificar e implicar a toda la empresa.

Esto no es para grandes empresas solamente, aunque a muchas no les vendría mal, yo lo he aplicado en empresas con facturaciones inferiores a los seis millones y me ha funcionado. No es fruto ni de la genialidad de un individuo, ni de la casualidad: es fruto de un trabajo ordenado y bien orientado y del producto exponencial del esfuerzo coordinado de todo cuanto componen su empresa. No son milagros ni fórmulas complejas. Yo se lo voy a resumir en tres palabras: reflexione, planifique y actúe. Las ventas, los beneficios,… serán las consecuencias de su trabajo bien hecho. Puede que necesite ayuda externa ya que el bosque no le deje ver más allá del árbol que tiene delante: pídala, contrátela. No hablo de gurús, hablo de consultores que no se limiten en decirle lo que tiene que hacer, son profesionales que le tienen que acompañar y hacerlo con ustedes. Cuando esos hábitos se hayan inculcado en su organización y se hayan convertido en un acto instintivo: usted podrá volar solo y su organización estará lista para seguir poniéndose nuevos retos que les motiven y les animen a superarse día a día.

Recuerden que la meta no es el objetivo, el objetivo es el camino: disfruten de él.

HÁBITOS DE HIGIENE EMPRESARIAL (5/6)

Estamos ante la madre de todas las claves en la empresa: la acción. Aun me sorprenden esos empresarios que se jactan de no tener departamento comercial (o equivalente), que no tienen pudor en vanagloriarse de una actitud pasiva en el mercado.

Cierto es que ha habido un gran numero de empresas que “tenían el pescado vendido” pero eso no es excusa ni para cerrarse en su mundo ni para no interactuar con el entorno: clientes, competidores, instituciones, lobbies,… La acción como concepto de movimiento voluntario, producto de la reflexión y la planificación es indispensable en estos días. Los paradigmas de pasividad antes mencionados van a desvanecerse en estos días. Cada vez habrá que dedicar más esfuerzos para conseguir resultados, de ahí la necesidad de mejorar brutalmente nuestra eficiencia.

Para ello es imprescindible la planificación de las acciones una vez hallamos planificado nuestros recursos. La importancia de realizar bien esta organización radica en tener claras las secuencias de las acciones y las consecuencias de las mismas. Me explico: si queremos que un proveedor se adecue a nuestros criterios de lotes (marcados por nuestra carencia en la producción) tendremos que informarle al respecto y explicárselo detalladamente, pidiéndole a su vez un plan de implementación de este cambio ya que tendremos a su vez que ayudarle a ser eficiente; sus ineficiencias están en su precio y si éste es elevado, perdemos competitividad en el mercado frente a nuestros competidores. Para dar el segundo paso, tendremos que haber dado el primero: tan sencillo como eso. Por eso tenemos que pensar sobre todas las acciones a implementar y posteriormente ver la relación entre ellas (consecuencias o necesidades de unas con otras) y plasmar eso en un calendario o cronograma de actuaciones.

Teniendo claro este mapa de acciones, habiendo planificado bien nuestros recursos, nuestro nivel de eficiencia habrá aumentado exponencialmente. Pero un pequeño detalle antes de concluir con este episodio sobre el plan de acciones… ¿Qué consideramos como acción? ¿Vender 15% más? ¿10% mas caro?... Definitiva y absolutamente ¡NO! Esto será la consecuencia: las acciones son todos los pasos que tendremos que dar para obtener este resultado. Desde diseñar, implementar… mejoras en un producto, pasando por acciones concretas ante proveedores, clientes ,… ¿Cómo visitamos a nuestros clientes? ¿Con la sonrisa en la boca y las manos en la agenda? Muy bien, pero no es suficiente. Llevarnos bien con el cliente es importantísimo, pero más aún es que seamos un proveedor interesante. Un día tendremos que explorar esas gamas de producto que no nos compra, otro ese producto de alto valor añadido para presentárselo conjuntamente a un cliente suyo, otro sondear a donde cree él que irán las necesidades del mercado en tres años,… Siempre hay que ir con un titular en nuestra mente, de esa forma, la visita no será solo de cortesía, pero de un valor importante para ambos.

EL MAYOR MOTOR DE MOTIVACIÓN: PROYECTOS QUE UNEN

No sabría decir cuantos libros, artículos, posts, seminarios o conferencias sobre motivación que han captado mi atención, he llegado hasta impartir el módulo de motivación en un master de RRHH. La verdad es que considero que es el mejor motor para el éxito, movido por sacrificio, esfuerzo y capacidad de superación.

A raíz del éxito que está teniendo la selección española de fútbol en el mundial de Sudáfrica, podemos ver los efectos motivadores que aporta un proyecto común bien entendido y sobretodo una vez que se ven resultados. No hablaré del deporte en sí ya que soy un ignorante en el tema, no obstante si me gustaría reflexionar sobre varios elementos que creo son esenciales en cualquier deporte de equipo y, por extensión en cualquier actividad empresarial.

Para empezar hemos visto un “equipo”; pese a la especial intervención de algunos y las flaquezas de otros, se declaran e identifican como un equipo de veintipico jugadores. No se destacan individualidades ya que se reconoce que son parte de un todo. Eso amigos es crucial en un equipo: es labor y resultado del trabajo de todos. Hay que renunciar a la individualidad en pro del conjunto, aportando todo el conocimiento, esfuerzo,… en función de la necesidad del proyecto y las capacidades del individuo.

Después de muchos meses de crisis, hemos podido ver como un proyecto ha unido y llenado de entusiasmo a muchísima gente de clases sociales distintas, profesiones diferentes,… todos en torno a una ilusión, a un motor de motivación en el que se ha convertido la selección nacional. Vivo en el País Vasco y ayer pude escuchar petardos y bocinas festejando la gesta de la selección española de fútbol. Lamentablemente ésta gesta deportiva será utilizada por políticos para sus pequeños intereses partidistas, no obstante creo que ha de hacernos reflexionar a todos los que estamos en el mundo de la empresa: empresarios, directivos, ejecutivos, trabajadores,...

Cuando hay un proyecto integrador, bien estructurado, con las ideas y necesidades claras, éste se convierte por naturaleza, en un generador de motivación. El reloj perderá importancia, los sacrificios se harán con una sonrisa,… “sarna con gusto no pica”. Lo mejor es que las posibilidades de éxito se verán multiplicadas de forma exponencial.

Señores empresarios o directivos, pónganse frente al espejo con su proyecto y vean sin pudor sus “miserias”, rescaten los valores y los objetivos, compártanlos y hagan que “su” proyecto se convierta en el de todos: creen su propia “selección” y vayan a por su “mundial” particular. Si no son capaces de hacer solos, pidan ayuda que no es ni deshonroso, ni pecado: es muestra de sabiduría.

HÁBITOS DE HIGIENE EMPRESARIAL (4/6)

Ya tenemos nuestro Plan Estratégico y la actitud y rigor necesarios para ponerlo en práctica. ¿Suena bien? Claro que si, ya hemos realizado parte del camino para convertir esos hábitos en parte de nuestro día de día, pero para ello, tenemos que instrumentar del desarrollo de nuestros “buenos propósitos”.

Para empezar, la dirección se tiene que creer la importancia de implementar de forma real estos nuevos hábitos. Resulta lamentable visitar empresas en las que los mandos intermedios son los que se lo creen y la alta dirección lo hace “porque hay que hacerlo”. Por eso es tan importante no reflejar en el Plan Estratégico nada en los que no creamos o que no vayamos a desarrollar de verdad. Al vendedor que no cree y no siente su producto, se le nota y no transmite la clave de cualquier proceso: la confianza. La dirección tiene que transmitirla e inducir esa actitud en los mandos intermedios para convertir esa “confianza” por la empresa, sus planes, en definitiva el futuro, en algo epidémico dentro de la organización.

Ahora, como ya he enunciado, tendremos que articularlo de forma racional, ordenada y eficiente. Esto lo haremos mediante los Presupuestos o Planes Anuales de Ventas y Acciones. Por una parte tenemos que tener muy claras y detalladas las acciones que desarrollaremos en el mercado, ante nuestros clientes y potenciales; acciones de promoción, desarrollo del mix de productos o servicios, de comunicación,… A partir de aquí iremos trazando todas las acciones que han de acompañar nuestros objetivos para conseguirlos consecuencia de nuestras actuaciones. Algunas son muy específicas, sobretodo las relacionadas con las ventas, la gestión financiera, las mejoras de procesos administrativos, gestión de la información… Pero no hemos de olvidar otras que, no por menos concretos son menos importantes: las reflexiones inducidas para crear una nueva gama de productos o para desarrollar una existente o bien para internacionalizarnos, conquistar nuevos mercados o simplemente trabajar en el desarrollo del conocimiento de las personas que configuran nuestra organización.

Todo esto que parece muy dispar ha de converger en el decálogo expresado en nuestro Plan Estratégico. Todo el mundo, independientemente de su responsabilidad o tarea de actuación ha de conocer y ser parte de ese plan trienal o quinquenal. Todos tienen que saber a donde va la nave ya que, de esa forma, no trabajarán en nada que haga derivar el rumbo de la misma. Habremos ganado en eficiencia, en calidad y sobretodo en proyecto: habremos logrado que nuestra empresa tenga un proyecto que pertenece y es producto del mayor número posible de personas que han de llevarlo a buen puerto.

Pero el tema que ya he enumerado y será objeto de la próxima columna resultará primordial: la acción.

COMUNICACIÓN: UNA HERRAMIENTA ESTRATÉGICA

Muchos directivos que han profundizado sobre marketing tienen la tendencia a englobar la comunicación dentro de esta importante actividad en la empresa: el marketing. Cierto es que resulta una herramienta clave dentro del marketing mix de cualquier organización, no obstante no podemos limitar a la comunicación al mundo del marketing.

Un profesor americano que tuve me decía que los orígenes reales del marketing se remontaban a Adán y Eva, cuando ésta tuvo que esgrimir una serie de argumentos para conseguir convencer a Adán para tomar la manzana. Cierto que resulta una imagen utilizada por ese docente para hacernos entender la importancia de dicha actividad; pero no es menos cierto que, antes del marketing estuvo la comunicación.

La comunicación es, posiblemente, la actividad del ser humano más importante y de las primeras que desarrollamos: desde el llanto para comer, hasta la sonrisa para demostrar nuestro confort. En estos días tenemos la red llena de videos y artículos sobre cómo y qué comunicamos por la red, o sobre el personal branding. Como vemos, aunque desde la noche de los tiempos, la forma de comunicarnos ha cambiado, no así su importancia y necesidad.

Pero el objeto de estas reflexiones es disertar sobre la importancia de la comunicación en cualquier organización, sea una empresa, un partido político, un equipo de fútbol y porqué no, una familia. Me limitaré a esbozar ideas sobre las dos primeras, ya que si me extiendo más, corro el riesgo de escribir un libro y, en estos momentos no es mi intención.

Dentro de la empresa podemos dividir la comunicación en dos grandes grupos: la externa y la interna. La primera suele estar liderada por el departamento do marketing, mientras que la segunda suele ser el departamento de recursos humanos (que aunque no me gusta llamarlo así, lo hago para que todos me puedan entender). El error que cometemos es que mediante esta organización de la actividad, corremos el riesgo de decir cosas distintas, de transmitir mensajes inconexos. De ahí la importancia de la comunicación como elemento estratégico. La empresa tiene que transmitir tanto fuera como dentro mensajes con un hilo conductor. Ni la exterior debe servir solo para vender productos ni la interna solo para informar de vacaciones. Hemos de transmitir, a través de ambas mensajes a distintos niveles con distintos objetivos: desde mensajes institucionales (que en el exterior refuerzan la imagen de marca y en el interior el orgullo de pertenencia) hasta recordar productos “olvidados” (caso de la Coca Cola Light frente a la Zero) sin olvidar nuevos productos o actividades o logros corporativos (caso de Rumasa cuando habla de creación de puestos de trabajo). Todos estos son mensajes que, bien tratados pueden servir tanto en interno, como en externo.

Sin embargo cuando hablamos exclusivamente de comunicación interna, ésta resulta muy útil a la hora de motivar al personal, no solo de informarle de horarios o programaciones. Desde compartir objetivos comunes (hemos conseguido un pedido especial o tenemos un nuevo cliente) hasta transmitir valores corporativos importantes: sacrificio, esfuerzo, calidad, compromiso,... Esto podemos hacerlo a través de ejemplos, a través de pequeñas reuniones, de “estrellas invitadas” que pueden ser desde un cliente o un proveedor que nos viene a dar una charla sobre su actividad o productos hasta un jugador del equipo local o alguien de una organización o asociación a la que pertenecemos, pasando por formación externa que luego transmitimos en interno. Lo que está claro es que no se necesitan grandes eventos para comunicar. Hace poco un cliente me decía que no sabía cómo comunicar y como incrementar la participación. Le di dos alternativas que han sido implementadas con éxito y cuidado que estamos hablando de una empresa con 15 trabajadores, no de una multinacional de miles de empleados. La primera era organizar reuniones de no mas de media hora, que concluyesen con unos pinchos de tortilla y unos refrescos el segundo viernes de cada mes para explicar como había ido el mes anterior: ventas, clientes, incidencias y mejoras realizadas. A parte de la información, se fomentaba la comunicación entre personas que, normalmente, no están en contacto. La segunda se trataba de reuniones por departamento en la que se hablaba desde los objetivos a fijar, hasta las incidencias o indicadores del departamento. No mas de una hora una vez a la semana o cada quince días.

De esta forma tan sencilla no solo la dirección está al tanto de todo lo relevante, de primera mano, sino que además puede ir transmitiendo mensajes de los valores y cultura de la empresa de forma natural y relajada, con la participación directa de todos sus colaboradores. En las primeras será casi un monólogo, pero poco a poco, conseguiremos la participación activa de todos. De esta forma y progresivamente, iremos transmitiendo, de una forma natural, todos los mismos mensajes, la misma cultura.

En el caso de los partidos políticos es más grave ya que o se concentran demasiado en los mensajes y no en el contenido, en busca de votos, o viceversa. Lo que está claro es que hay que tener cosas que transmitir y hay que hacerlo de forma eficiente. Y podemos decir que, de forma aún más flagrante que en las empresas españolas, la eficiencia en nuestras organizaciones políticas, por no hablar de las instituciones es una “materia pendiente”. Entiendo que es muy difícil gestionar organizaciones tan grandes que en el fondo “juegan con pólvora ajena”, suele pasar en muchas empresas multinacionales, pero cuando hablamos de “lo público” hay que ser muy cuidadoso, porque eso “es de todos” y así han de percibirlo. Por ello, posiblemente, la comunicación es aún más importante. Es como la junta de accionistas de Telefónica, pero a lo bestia y no pueden pensar que, con unos meses de campaña electoral nos van a aplacar. Los ciudadanos tenemos que ser más exigentes con los partidos e instituciones y ellos han de ser mas comunicativos y admitir, de buen agrado, dicha obligación y una participación del “accionista” mas directa y presente. Algunos partidos o instituciones saben “usar” muy bien la comunicación para sus fines, pero no para los intereses generales, sin embargo otros desconocen “esas artes”. Por ello creo, que igual que en las empresas, han de incorporarlo, de forma responsable, seria y honesta, como una herramienta estratégica altamente enriquecedora.

HÁBITOS DE HIGIENE EMPRESARIAL (3/6)

Hay una frase en inglés que dice “first things first”. Aquí diríamos empecemos por el principio y, el principio de todo es siempre el mismo… una idea.

Si ya tenemos nuestra empresa en marcha, me parece que sería pertinente cambiar el concepto “idea”, por el de: “reflexión”. ¿Cuánto tiempo dedica usted a reflexionar sobre su empresa, su trabajo, sus objetivos, sus clientes? Poco me importa que usted sea el dueño, el gerente, un comercial, el director financiero de marketing o un operario de la cadena. ¡Hay que reflexionar y pensar! Esto que puede parecer de Perogrullo, no se hace en la medida e intensidad que se debiera. En primer lugar, la dirección de la empresa ha de tener claro qué es su empresa, a qué se dedica, en qué es diferente y, sobretodo, a donde quiere ir.

Independientemente que la dirección tenga que centrarse en algunos de los puntos detallados, ésta tiene que invitar a la reflexión al conjunto de su personal. ¡Un momento! No me malinterpreten: cada cual en su área y dentro de sus capacidades y criterios. No se trata que un encargado de producción tenga que opinar sobre la política de gestión de tesorería o de contratación de viajes para comerciales. Se trata que cada uno reflexione y lo haga de forma compartida, sobre las actividades y responsabilidades que le competen en la medida que sus conocimientos y experiencia le capaciten. Hay modelos que desprecian esta “limitación” de la intervención, pero a la hora de llevarlos a la práctica, estos modelos conllevan enormes conflictos sociales y personales con costes de difícil control y sobretodo una dispersión que solo nos lleva a la ineficiencia, desanimo y desconcierto general.

Está claro que las aportaciones son imprescindibles cuando éstas están avaladas por conocimiento, experiencia y una actitud de franca colaboración abierta, entendiendo y asumiendo cada uno sus responsabilidades. Una vez trabajado, todo esto debe plasmarse en un documento que llamaremos “Plan Estratégico”. Se trata de un documento consensuado, que va a presidir nuestras acciones y decisiones durante un periodo de entre tres y cinco años. ¿Les suena? ¿Me dejan ser malo? ¿Por qué menos de un 10% de las empresas de España lo aplican de forma efectiva y eficiente? Muy sencillo: porque toda la organización, desde la dirección hasta el peón del almacén están dirigidos por el peor enemigo de la gestión racional: “las urgencias”. Esas tareas no programadas que destruyen nuestras agendas, succionan nuestros cerebros y, de forma mágica, nos arrebatan las horas, los días, … son los gestores de nuestro tiempo.

Apreciado compañero de lecturas, independientemente que seguro que necesita, no un curso de “gestión del tiempo”, que seguro lo ha hecho ya, necesita implementar e inducir una “actitud” en su organización, en la que haya personas que estén para gestionar las urgencias, personas para vivir el día a día y personas que trabajen preparando el mañana. Pero de esto, hablaremos en el próximo capítulo.

HÁBITOS DE HIGIENE EMPRESARIAL (2/6)

Creo que ya hemos entendido todos el concepto de hábito adquirido que nos aleja del “instinto animal”.

Pero en el título evocamos tres grandes elementos: hábito, higiene y empresa. Al último concepto solo le dedicaré unas líneas, pero al segundo, apuntado por una querida amiga, creo que debo dedicarle algo más.

Un hábito, “per se” no implica su bondad, idoneidad o incluso sostenibilidad. Meterse el dedo en la nariz es un hábito frente a los semáforos que a todos nos “escandaliza”. Por lo tanto es imprescindible trabajar unos sanos hábitos de higiene dentro de la empresa. Hábitos que pueden ir desde evitar el despilfarro, a la honestidad ante nuestros empleados y clientes o cualquier otro punto más o menos recogido en nuestra misión, visión y valores.

Llevamos unos años en los que ese concepto de higiene implantado por nuestros mayores de lavarse las manos, los dientes, la ducha,… se ha ido extendiendo a la higiene alimentaria, la higiene postural, … una pena que aun no haya llegado a otros ámbitos tales como la higiene social, pero éste no es el tema a tratar aquí y ahora. Hasta la fecha no he leído, y leo bastante, hablar de la higiene empresarial. Ésta no versa sobre otros temas, apasionantes por cierto, como pueda ser la Responsabilidad social, la ética,… No. Hablamos de esos pequeños y sanos hábitos que tienen que calar en nuestro tejido empresarial para una sana y sostenible praxis de la actividad.

En el caso de las PYMES me preocupa mucho ya que, tal y como estos difíciles momentos nos demuestran, tienen mucha menos inercia y mucho menos margen de maniobra para atender errores o ineficiencias. Éstos pueden deberse bien a gestiones caóticas (que yo denomino GPI o gestión por impulso) bien a procesos mal planteados o incluso a efectos no contemplados o mal dimensionados. El hecho es que la PYME tiene un margen de error mucho más pequeño que una gran empresa provista de recursos económicos, personas, clientes,… Esto hace mucho más necesario para la PYME la aplicación y respeto absoluto de esos hábitos de higiene empresarial. Recordemos que éstos son los que nos van a permitir desarrollar nuestro negocio o empresa de una forma progresiva, ordenada y sobretodo sostenible, más allá de nuestra presencia personal en el proyecto.

Y ahora vienen esas breves frases sobre el tercer elemento de nuestro título: empresarial. Al evocar éste concepto tenemos una tendencia muy marcada en visualizar las grandes empresas internacionales. No vamos a negar que puedan estar detrás del concepto, pero quisiera que lo veamos con unas miras de “gran angular”. Tenemos que enfocar desde la micro empresa hasta la gran corporación. Poco importa el tamaño en un proyecto empresarial. Éste, el tamaño, será la consecuencia de su actividad. Esta pequeña serie de escritos está dedicada a las PYMES que son, en el fondo y la forma, el motor empresarial de este país.